Generalmente se piensa que las Tecnologías de Información solo se usan en la etapa de producción, y vienen a la mente los grandes sistemas de manufactura, o los sistemas automatizados de producción continua, sin embargo, actualmente las Tecnologías de Información de están presentes en todas las actividades de la empresa, es decir, en las etapas de entrada, conversión y salida.
En la etapa de entrada, las tecnologías de información deben contener todas las habilidades, procedimientos y técnicas que permitan a las organizaciones manejar eficientemente las relaciones existentes con los grupos de interés (Clientes, proveedores, gobierno, sindicatos y público en general) y el entorno en el que se desenvuelven.
En la función de Recursos Humanos, por ejemplo, existen técnicas especializadas, como entrevistas o test psicológicos que permiten reclutar al personal con el mejor perfil par satisfacer las necesidades de la empresa. En el manejo de Recursos, existen técnicas de entrega con los proveedores de entrada (como los estándares de Intercambio Electrónico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1.ED1) que permiten obtener recursos de alta calidad y a un menor costo. El departamento de Finanzas, gracias a las Tecnologías de Información puede verificar la información electrónica de un banco X, en el país, los modernos portales bancarios en Internet, etc.
En la etapa de conversión, las Tecnologías de Información en combinación con la maquinaria, técnicas y procedimientos, transforman las entradas en salidas. Una mejor tecnología permite a la organización añadir valor a las entradas para disminuir el consumo así como el desperdicio de recursos.
En la etapa de salida, las Tecnologías de Información permiten a la empresa ofrecer y distribuir servicios y productos terminados. Para ser efectiva, una organización deberá poseer técnicas para evaluar la calidad de sus productos terminados, así como para el marketing, venta y distribución (como los estándares de Intercambio Electrónico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1 ED1) y para el manejo de servicios de postventa a los clientes.
Las Tecnologías de Información en los procesos de entrada, conversión y salida dan a la organización una importante ventaja competitiva. ¿Porqué Microsoft es la más grande compañía de software? ¿Por qué Toyota es la manufacturera automotriz más eficiente? ¿Porqué McDonald's es la más eficiente compañía de comida rápida? En el caso nacional, puede notarse como ETECSA, cada vez se hace más importante y notoria en la medida que crecen sus servicios a través de las Tecnologías de la Información, como por es el caso de aquellos servicios que actualmente brinda a los usuarios que carecen de teléfonos y en esos casos, ETECSA se encarga de decepcionar los recados de esos clientes, para después trasmitírselos, haciendo posible la existencia de un teléfono virtual que recoge las llamadas de dichos usuarios, además de otros servicios que hoy por hoy la población cubana agradece. Cada una de estas organizaciones sobresale en el desarrollo, administración y uso de Tecnologías de Información para administrar el entorno organizacional y crear valor para toda la organización.
La aplicación de las TICs ayudan a
reducir gastos burocráticos a partir de ajustar la necesidad de muchas
jerarquías, ya que los administradores se basan en las ellas para coordinar y
controlar las actividades de la empresa. Un ejemplo de esto es Puntex del
Ministerio de la Industria Ligera, la cual, incrementando la sofisticación de
sus Tecnologías de Información, ha podido recortar el número de niveles
jerárquicos de toda la organización de 9 a solo 5 niveles.
Los autores del libro Virtual
Corporation, William Davidow y Michel Malone han expresado como las TICs pueden
ser usadas para mejorar la respuesta de una empresa o negocio hacia los
requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de competitividad.
La esencia de su argumento es que estas tecnologías permiten a las
organizaciones crear "productos virtuales", productos que pueden ser
personalizados de acuerdo con las necesidades específicas de algún cliente en
particular, sin cargos adicionales. Un ejemplo de esto, es la compañía Levi´s
la cual en sus tiendas, por medio de computadoras touch-screen se configuraban
cada una de las diferentes características del pantalón que solicitaba el
cliente, la solicitud se enviaba electrónicamente a las fábricas en Tenesse y
de allí se enviaban por correo al cliente, el cual solo pagaba un costo
adicional de $10 dólares por todo este servicio.
La Información y las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs).
Tomando en cuenta lo planteado
anteriormente, sobre los Sistema de Información de la Administración en
los cuales se conjuga la combinación de los recursos humanos y materiales a
través de la información; no todos los recursos materiales no todas las
personas en la empresa forman parte del Sistema de Información. La combinación
de los mismos debe estar ordenada a la realización de tareas para cumplir el
fin propio dentro del Sistema de Información. Por ejemplo, cuando a las
personas que forman el equipo de venta en la empresa le facilitamos una
computadora portátil para su trabajo a la hora de llevar el control
de clientes, y además pueden hacer cálculos que faciliten sus operaciones,
etc, todavía no hablaríamos del Sistema de Información de la empresa. Hay que
dar un paso más.
La combinación tanto de las personas
como de los materiales ha de estar estructurado para cumplir una función
dentro de la gestión de empresa en el subsistema de información.
Siguiendo con el ejemplo anterior: al equipo al equipo de venta le piden que
conecten sus portátiles a través de la red de informática y vuelquen sus
operaciones comerciales, que recogen los departamentos de compra,
y además faciliten sobre los clientes, grado de satisfacción, quejas, etc.
Ahora sí estamos hablando del sistema de información de la empresa. Condición sine
qua non, debe existir una intencionalidad de generar información útil para
la marcha de empresa.
Un último aspecto es que la
información debe perseguir contribuir de forma eficaz a la gestión de la
empresa. Es decir, puede suceder que la empresa tenga "información"
no útil almacenada o circulando, entonces hablamos de "datos" o "información
residual", que es segregada por el sistema de información.
La definición proporciona los
objetivos del sistema de información. En la medida de las posibilidades de la
empresa, debe intentar optimizar los mecanismos de la empresa, debe trata de
optimizar los mecanismos de información. Primero una empresa debe perseguir
simplificar sus procesos de información en orden a la eficacia. Por ejemplo, si
la empresa puede sustituir la correspondencia escrita en papel por correo
electrónico (siempre y cuando se estudien los costos, la seguridad, etc),
deberá implementar el correo electrónico. Segundo no solo transformar los datos
en información, sino elaborar la mejor información. Implementar el sistema
exige rigor y conocimiento, no puede ser un asunto que quede a la improvisación
o al transcurrir de la gestión de la empresa. Y tercero, constituir una
herramienta de gestión de importante valor. Ha de exceder la mera técnica para
tomar decisiones, transformándose en una forma de dirigir con alto rendimiento.
Por ejemplo, no es lo mismo el uso que hace el sistema de información la alta
dirección, los mandos intermedios o el núcleo de operaciones. Mientras que la
primera se mueve en el ámbito de la estrategia, los segundos son una
combinación más técnica y menos abstracta que la primera y los miembros
del tercero son más operativos y mecanicistas que el resto. Por
consiguiente, el sistema de información se adapta a cualquier nivel de la estructura
de la organización, además de intervenir, según el caso, en las fases del
proceso administración (planificar, organizar, dirigir y controlar).
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